錦糸町 税理士法人　坂部綜合会計／アサヒ・ビジネスセンター

話が正しく伝わるポイント

　ビジネス会話で、最も大切な事は「正確に伝える」ということです。自分の話す言葉は、いつも正しく聞かれ、伝わっていると思ったら大間違いです。

　例えば、「千代紙を半分に折って下さい」と言ったとしましょう。Ａさんは、三角に半分に折りました。Ｂさんは、横に半分に折りました。この時点ですでに正しく伝わっていませんね。話し手が、正しく伝わる言葉を使っていないのが原因です。これを、仕事に置き換えて考えると、こわいですね。トラブルの元になりかねません。

　
上司は、自分の命令、指示した事と違う事をされると、「人の話をちゃんと聞いていないからだ」と一方的に聞き手（部下）の責任にする事が多々ありますが、はたして聞き手だけに原因があるのでしょうか。上司は、部下に命令や指示をする時は、誰に何を伝えるのか、どうしたら正しく伝わるかを常に考えて話す事を心がけましょう。

１．正しく伝わる言葉を選ぶポイント

（１）　あいまいな言葉を使わない

　職場でよく使う言葉に、「急いでやれ」や「そのうちやっておけ」という言葉をよく耳にします。このような表現は、トラブルの元になります。

　「急いでやれ」→「午前１０時までにやってくれ」

　「そのうちやっておけ」→「今週中にやっておけ」

　以上のように、具体的な言葉を遣いましょう。

（２）　同音異義語は言い換える

　日本語には、同音異義語が沢山ありますが、言い換えをしないと誤解が生じます。　

　（例：使用＝私用　企画＝規格　試案＝私案　など）

　私用を禁じます＝仕事以外に使わないで下さい。

　使用を禁じます＝故障しているので使わないで下さい。

　というように、言い換えましょう

（３）　専門用語は、仲間以外は使わない

　職場内で全員が理解している専門用語は使っても差し支えありませんが、お客様には使わないようにしましょう。

（４）　数字は特に気をつけましょう

　間違いやすい例

　４日と８日・・・よんにちと、はちにちと言い換える

　１時と７時・・・１３時やなな時と言い換える

　さらに、曜日を入れるとより正確に伝わります。（４日の金曜日）

２．視覚物の効果

　言葉で伝える時に、視覚物を加えるといっそう効果的です。百聞は一見にしかずという言葉がありますが、くどくどと説明するよりも、視覚に訴えるほうが効果があります。

　
例えば新商品の説明をするような場合、パンフレットを見て頂きながら説明する、あるいは、実物をお見せすると尚効果があるでしょう。また、ビジネスの現場では、特に数字情報が大きな意味をもちます。そして数字情報はグラフ化する事が最も効果的です。説明の内容に応じて、円グラフ、折線グラフ、棒グラフと使い分けし、上手に視覚物を使いましょう。

３．聞き手のポイント

（１）　メモを取りながら聞く

（２）　分からない時は分かるまで聞く（分かったふりをしない）

（３）　要点を復唱し間違いがないか確認する

正しく伝わらなかったために、お客様や職場の人間関係が悪くなってしまったという事のないように
気をつけましょう。
特に上司は、命令、指示を正しく伝える努力をしましょう。