錦糸町 税理士法人　坂部綜合会計／アサヒ・ビジネスセンター

電子帳簿保存法とシステム対応について

株式会社ＴＫＣ　　佐藤　光史朗　　

１．電子帳簿保存法とは？

　テレビや電車の広告などで「電子帳簿保存法」というワードを耳にするようになっていますが、ここで改めて電子帳簿保存法について簡単にご説明いたします。

（１）電子帳簿保存法とは
　電子帳簿保存法は会計帳簿や、会計帳簿の根拠となる請求書や領収書といった書類を紙ではなく、データで保存する場合の要件等を定めた法律です。　

（２）データ保存の３つの区分
　データで保存するパターンは大きく次の３つに区分されます。

　①会計ソフト等で作成した会計帳簿をデータで保存する　「電子帳簿保存」
　②紙で受領・作成した書類を画像データで保存する　「スキャナ保存」
　③データで授受した取引情報（メール添付の請求書や領収書、ネットバンクでの振込情報、ネットショップのサイトからダウンロードした領収書など）を
　　データで保存する　「電子取引情報の保存」

※この３つの区分の内、③の「電子取引情報の保存」が令和６年１月１日から義務化されるため、それに対応するシステムの広告を見かけることが多くなっています（本来は令和４年１月１日からでしたが、対応できないところが多いということで２年間の宥恕期間が設けられていました）。

（３）電子取引情報の保存方法の主なルール
　①データの削除や改ざんができないようになっていること
　②取引先名・取引年月日・取引金額の情報で検索できるようにすること

　専用システムを使わずにこれを行うことも不可能ではありませんが、確実かつ効率的に行うため、さらには将来ペーパーレス化するためのスキャナ保存も見据えたシステム導入をご検討されてはいかがでしょうか。

２．ＴＫＣシステム（証憑保存機能）の電子帳簿保存法対応　

（１）証憑保存機能の概要
　①弊社が提供する会計システムに標準搭載しております。
　②「スキャナ保存」「電子取引情報の保存」の両方に対応可能です（「電子帳簿保存」は証憑保存機能の搭載前に対応済みです）。
　③データはクラウドシステムによりＴＫＣのデータセンター（ISO/IEC27018認証取得）に、最長11年4か月間保存されます。
　④スマートフォンにあるデータもアプリを通してデータセンターに保存できます。
　⑤電子帳簿保存法に定める「優良な電子帳簿」に対応しています。

（２）電子取引情報の保存方法
　①会計システムのメニューから、証憑保存機能を起動します。
　②証憑保存機能で、保存したい電子取引情報を読み込みます。
　③読み込んだ電子取引情報を画像で確認できますので、取引年月日・取引先名・取引金額などを入力します。
　　※ＡＩ読取りオプションをご利用頂くとこれらの情報を概ね９０％程度は自動で読み取りますので入力作業が省力化できます。
　④必要情報の入力が完了したら「保存」ボタンを押すことでデータセンターに保存されます。

※法令上義務とされる「電子取引情報の保存」は以上で完了ですが、この後保存した電子取引情報を会計システムの仕訳に紐づけて管理することも可能です。

（３）スキャナ保存の保存方法
　保存したい書類を事前にスキャナでデータ化しておくことと、会計仕訳との紐づけが必要となりますが、手順としては上記の電子取引情報の保存方法と同様です。ただスキャナ保存を行う場合は、多くの書類の取り扱いが従来と異なることになり、法令上も書類受領後から保存までの期間の制限も設けられていることもありますので、社内の文書管理規程等の見直しが必要となります。 

（４）仕訳の自動生成機能
　データセンターに保存したデータから自動で会計仕訳を生成する機能も搭載しております。
　会計ソフトのメニューから「証憑からの仕訳計上」という機能を起動し、データセンターにあるデータを読み込むと、初期表示として仕訳が表示されます。これを補正して会計ソフトに読み込ませますと、この補正内容をシステムが学習します。そして次に同じ取引先のデータを読み込んだ場合は、前回の補正内容を反映したより完成度の高い会計仕訳を初期表示しますので、仕訳入力作業の省力化が期待できます。
 
　制度への対応だけでなく、これを機にペーパーレス化や経理業務の合理化をご検討頂けますと幸いです。税理士法人坂部綜合会計を通じてご相談頂きたく存じます。